Çalışanlara İlişkin Aydınlatma Metni

Çalışanlara İlişkin Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da ‘’Kanun’’) uyarınca, aşağıda bilgileri yer alan Kürkçüoğlu Jeneratör Sanayi ve Ticaret A.Ş. (‘’Kürkçüoğlu’’ veya ‘’Şirket’’) olarak, veri sorumlusu sıfatıyla; siz ÇALIŞANLARIMIZIN kişisel verilerini aşağıda açıklanan amaçlar kapsamında; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde mevzuatta belirtilen süre boyunca mevzuatta herhangi bir süre olmaması halinde Kürkçüoğlu tarafından belirlenecek makul süre boyunca işleyebilecek ve işlendikleri amaçla sınırlı olarak Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına, CRM sunucularımıza, Mali Müşavirlerimize, Hukuk Müşavirlerimize, Sigorta Şirketine, Grup Şirketlerine, Bayilerimize ve iş ve hizmet ilişkisi içerisinde olduğumuz üçüncü kişilere aktarabileceğiz. Şirketimizde istihdam edilen stajyerler de çalışan olarak değerlendirilmekte ve bu aydınlatma metninin kapsamına girmektedir.

  1. VERİ SORUMLUSUNUN VE VARSA TEMSİLCİSİNİN KİMLİĞİ:

            6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan böyle kısaca “Kanun” olarak anılacaktır.) uyarınca, kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla “Kürkçüoğlu Jeneratör Sanayi ve Ticaret A.Ş.” tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

  1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI:

            Toplanan kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen amaçla ve sebeplerle Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dâhilinde işlenecektir.

İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;

  • Çalışanların izin onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması,
  • Bordro işlemlerinin yapılmasının sağlanması,
  • Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması,
  • Çalışanların işe giriş ve işten çıkış işlemlerinin yapılması.
  • İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması,

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve ilgili diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;

  • Personel özlük dosyasının oluşturulması,
  • SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, karakol bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması,
  • Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması,
  • Çalışanların işe giriş çıkış kayıtlarının tutulması,
  • İcra dosyalarına çalışanların maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması,
  • Yasal bildirimlerinin yapılması,
  • İş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması,
  • “İşe ilişkin yetkinliğin/yeterliliğin saptanması,
  • Geçici görevlendirme, görev değişikliği ve/veya personellerin bölüm değiştirmesine ilişkin prosedürlerin kayıt altına alınması,
  • Personele teslim edilen kişisel koruyucu ekipmanların kaydının tutulması,
  • Sağlık raporunun elde edilmesine bağlı süreçlerin yürütülmesi,
  • Tespit edilen sağlık durumunuza göre pozisyon değişikliklerinin yapılması ve bu yolla sağlığınız için uygun olan iş pozisyonlarının size sağlanması,
  • Diğer çalışanların sağlığını etkileyebilecek durumların varlığı halinde gecikmeksizin müdahale edilebilmesi,
  • Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak,
  • Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi,
  • Yabancı personel çalışma ve oturma izni işlemleri,

     Çalışanların ve ziyaretçilerin, fiziki mekan güvenliği ve bilişim güvenliğinin sağlanması amacıyla özellikle;

  • Kürkçüoğlu Jeneratör Sanayi ve Ticaret A.Ş. bünyesinde internet erişim kayıtlarının tutulması ve veri envanterinde belirlenen süre boyunca saklanması,
  • Kürkçüoğlu Jeneratör Sanayi ve Ticaret A.Ş. bünyesinde gerek fiziksel mekân güvenliğinin gerek taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin sağlanması amacı ile kamera kayıt sistemi ile görüntü kaydı alınması ve kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirlenen süre boyunca saklanması,
  • Kürkçüoğlu Jeneratör Sanayi ve Ticaret A.Ş. bünyesinde fiziksel mekan güvenliğinin sağlanması, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, erişim yetkilerinin yürütülmesi amacı ile sunucu odası ve satış departmanına giriş yetkisi olan çalışanların yüz tanıma sistemi, parmak izi kayıt sistemi kullanılmak suretiyle biyometrik verilerinin tutulması ve veri envanterinde belirtilen süre boyunca saklanması,
  • Şirket içerisine giriş çıkışların kontrol altında tutulması,
  • Gizlilik derecesi yüksek evrakların, belgelerin ve dosyaların bulunduğu fiziksel ortama giriş çıkışların kontrol altında tutulması
  • Çalışanların işe giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanması,
  • Çalışanın iş elektronik postasının oluşturulması,
  • Çalışana tahsis edilen aracın, çalışanların güvenliği ve işin yürütülmesini sağlamak amacıyla kullanımının takip edilmesi,

İş süreçlerinin yürütülmesi esnasında aşağıdaki amaçlarla

  • İş faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla, özellikle;
  • Çalışanlara masraf ödemelerinin yapılması,
  • Çalışanlarla iletişimin sağlanması,
  • Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması,
  • Kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesini sağlanması,
  • Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması,
  • Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerin kayıt altına alınması,
  • Eğitim ve gelişim programlarının düzenlenmesi, eğitim ve oryantasyon programlarının planlamasının yapılması, eğitim sertifikalarının hazırlanması, gerçekleşen eğitimlere ve/veya oryantasyon programlarına katılan çalışanların takip edilebilmesi, çalışanların aldıkları eğitimler sonucu gelişim süreçlerinin takip edilebilmesi,
  • Organizasyon, fuar, etkinlik vb. faaliyetlere katılım programlarının planlamasının yapılması, katılımcı listesinin belirlenmesi, iş planlaması ve yetkilendirme süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi
  • Mal, hizmet ve üretim operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
  • Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Mal, hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,
  • Mal, hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,
  • Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
  • Ürün, hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
  • Reklam, kampanya ve promosyon süreçlerinin yürütülmesi,

 

Sosyal sorumluluk projelerinin yürütülmesi amacıyla, özellikle;

  • Resmi bayramlar ve özel günlere ilişkin kutlama, etkinlik, organizasyon ve faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi,
  • Çalışanların üniversite okuyan çocuklarına yönelik burs verilebilmesi,

İç denetim / soruşturma / istihbarat faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla, özellikle

  • İş faaliyetlerinin denetimi,
  • İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,
  • Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi,
  • Denetim, etik faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
  • Talep, şikayetlerin takibi,
  •  
  1. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ:

            Toplanan kişisel verileriniz, Kürkçüoğlu Jeneratör Sanayi ve Ticaret A.Ş.‘nin yasal yükümlülüklerini ifa etmesi ve iş sözleşmenizde yer alan amaçlar doğrultusunda, insan kaynakları faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşmeden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, iş güvenliğinin sağlanması ve geliştirilmesi amacıyla ve İş Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Türk Ceza Kanunu, Vergi Usul Kanunu, Elektronik Haberleşme Kanunu, Ceza Muhakemesi Kanunu,6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Hazine ve Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Adalet Bakanlığı ,Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi yetkili merciler ile paylaşılabilir.

            Ayrıca kişisel verilerinizi;

  • İş faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla, özellikle;

Yurtdışında faaliyet gösteren bayilerimiz ve müşterilerimiz ile açık rızanız ile paylaşılabilmektedir. (isim, soy isim, telefon, e-posta ,imza, unvan)

  • İş faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla kişisel verileriniz yurt içinde tedarikçilerimiz, müşterilerimiz, bayilerimiz, bağlı kuruluşlarımız ile paylaşılabilmektedir.
  • İş faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla kişisel verilerinizi CRM programında işleyebiliyoruz. Bu veriler, uygulamanın kendi veri kayıt saklanmaktadır.
  • Bordro işlemlerinin yürütülebilmesi ve ilgili verilerin güncellenmesi amacı ile Logo Bordro programında işleyebiliyoruz. Bu veriler, uygulamanın kendi veri kayıt ortamında saklanmaktadır.
  • İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ilgili diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle; sağlık verilerinizi, tedavi ve sağlık kontrolü yapabilmesi için işyeri hekimimiz ile paylaşıyoruz.
  • Kişisel verilerinizi, Kürkçüoğlu Jeneratör Sanayi ve Ticaret A.Ş.‘nin denetçilerine, denetim faaliyetlerini gerçekleştirebilmeleri için aktarıyoruz.
  • Kişisel verilerinizi, bilişim desteği/hizmeti aldığımız IT firması ve yetkili çalışanları ile paylaşabiliyoruz.
  • Kişisel verilerinizi, hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla özellikle; savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımızla ve hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı ve delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme ve Ceza Muhakemesi Kanunu madde 332 yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kurumlarla paylaşabiliyoruz.
  •  
  1. KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ:

            Kişisel verileriniz, Kanun’un 4. Maddesi 2. fıkrasındaki öngörülen ilkeler ışığında Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında, kanunlarda açıkça öngörülmesi, iş sözleşmesinin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla çalışana ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, şirketin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması, çalışanın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, şirketin meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine bağlı olarak, doldurduğunuz formlarla, sözlü, yazılı veya elektronik ortam da dahil olmak üzere kısmen veya tamamen otomatik olan veya olmayan diğer çeşitli toplama kanalları vasıtasıyla toplanmaktadır.

            Hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla ve kanunlarda öngörülmesi nedeniyle özlük bilgilerinizi fiziki belge formunda topluyoruz.

Hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla, kanunlarda öngörülmesi nedeniyle ve ayrıca açık rızanız doğrultusunda sağlık verilerinizi fiziksel olarak topluyoruz.

  1. BİLGİLERİNİZİN GÜNCELLENMESİ TALEBİ

Topladığımız ve işlediğimiz kişisel verilerinizin 6698 sayılı Kişisel Verilerin İşlenmesi Kanunu 4. Maddesi gereğince doğru ve gerektiğinde güncel olması gerekmektedir. Bu nedenle, kişisel verilerinizde herhangi bir değişiklik meydana gelmesi halinde, güncel ve doğru kişisel bilgilerinizi şirket adresine veya kvkk@kj.com.tr e-posta adresine 15 gün içerisinde bildirmenizi önemle rica ederiz.

  1. VERİ SAHİBİNİN KANUN’UN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARI:

Kanun’un 11.maddesi uyarınca bize başvurarak kişisel verilerinizin;

  • İşlenip işlenmediğini öğrenme,
  • İşlenmişse bilgi talep etme,
  • İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme,
  • Eksik / yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme,
  • Aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,
  • Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.

Kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini talep etmeniz halinde, yasal zorunluluklar kapsamında belirlenen sürenin sonunda bu talebinizi yerine getirmemiz mümkün olabilecektir.

Hakkınızda tuttuğumuz kişisel verilerin doğru ve güncel olması önemlidir. Bu nedenle kişisel verilerinizde bir değişiklik meydana geldiğinde lütfen 15 gün içerisinde bize bildiriniz.

 

  1. TALEPLERİNİZ İÇİN BİZİMLE İLETİŞİME GEÇMEK İSTERSENİZ

Yazılı olarak talepte bulunulması halinde;-

İnternet sitemizde (www.kj.com.tr) yer alan “KVKK  Başvuru Formu” nun ıslak imzalı bir nüshasını, kimliğinizi tespit edici bir belge ile şahsen veya 11. Madde kapsamında sayılan haklara ilişkin başvuru yapmaya yetkili olduğunuzu gösterir ve noter tasdikli bir vekâletname ile vekaleten teslim edebilir, ya da noter aracılığıyla Kürkçüoğlu Jeneratör Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi, Sanayi Mah. Uran Sok. No:3 Pendik/İSTANBUL adresine gönderebilirsiniz.

Bunun yanında, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkına Tebliğ” in 5. maddesi uyarıca kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da Şirketimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. (Tarafımızca, başvurunun size ait olup olmadığının tespiti ve haklarınızın korunması amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Başvurunun, kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişiler tarafından yapılması halinde, başvuruda bulunacak kişiye, veri sahibi tarafından noterde düzenlenmiş özel yetkili vekaletname vermesi gerekmektedir.

Şirketimize ilettiğiniz talepleriniz, talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde, yazılı olarak veya elektronik ortamda cevaplandırılacaktır.

Ancak, işlemin Kürkçüoğlu Jeneratör Sanayi ve Ticaret A.Ş. için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.[1] 

 

  1. DEĞİŞİKLİKLER

Kürkçüoğlu Jeneratör Sanayi ve Ticaret A.Ş.’nin kişisel veri işleme amaçlarının değişmesi, Kişisel Verilerin Korunması mevzuatında olabilecek değişiklikler ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek yöntemler nedeni ile bu aydınlatma beyanında değişiklik yapma hakkı saklıdır.

[1] 10.03.2018 tarih ve 30356 sayılı Resmi Gazete’ de yayınlanan “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca; veri sahibinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Kürkçüoğlu Jeneratör San. ve Tic. A.Ş. tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.